امور سنگین و پیچیده را به چندین وظیفه قابل انجام و ساده‌تر تقسیم کنید. با تعریف و طبقه‌بندی امور، اجرای آنها بسیار سهل و راحت خواهد شد.
هرگز اجازه ندهید کارهای روزمره روی هم انباشته شود.
پیش از شرکت در هر جلسه‌ای حتماً دستور جلسه را بخوانید. اگر برای شما ارسال نشده است، حتماً آن را درخواست کنید.
( اینجا فقط تکه ای از متن پایان نامه درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. )
اگر خودتان جلسه‌ای را برگزار می‌کنید، خوش برخورد باشید و حتی‌المقدور کوتاه سخن بگویید و جلسات را طولانی نکنید تا مفید باشند.
کارهایتان را با خود به خانه نبرید. نه تنها قادر به انجام آنها نخواهید بود، بلکه اوقات فراغت خود را هم ضایع کرده و بواسطه انجام ندادن کار نیز عذاب وجدان خواهید داشت. (کاظمی، ۱۳۸۰، ص۴۰).
عوامل اصلی در عدم استفاده بهینه از زمان
عوامل مربوط به وضعیت اجتماعی قومی
مدام می‌گوییم فرهنگ ما و قومیت ما زمان نمی‌شناسد؛ به آن اهمیت نمی‌دهد و ارزشی برایش قائل نیست. وضعیت اجتماعی حکم میکند که زمان، عامل مهمی در زندگی روزمره و کاری ما نباشد. این وضعیت‌های اجتماعی کدام هستند؟ نمونه‌هایی از جمله موارد زیر را میتوان بررسی کرد.
عدم شناخت اصل بهره‌وری و تأثیر آن بر توسعه شخصی، اقتصادی و اجتماعی؛
داشتن ذهنیت و تمایل فراوان برای داشتن تعطیلی؛
اعتقاد فراوان به قضا و قدر و دخالت دادن آن در کار و حرفه و وظایف سازمانی؛
وجود پررنگ ذهنیت خود محوری و گریز از کار گروهی.
عوامل مربوط به سازمان
سازمانهای بسیاری هستند که از یک طرف در جهت بالا بردن سود و منافع و بهره‌وری می‌کوشند، از طرف دیگر امکانات آن را مهیا نمی‌کنند. به عنوان نمونه میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
مشخص نبودن حد و حدود اختیارات و حیطه مسئولیت‌ها
عدم توجه مطلوب به تنظیم روش‌های ارتباطات داخل سازمانی
وجود فرهنگ «اگر کار باید انجام شود خودش انجام میشود»
اضافه بار کاری، به خصوص برای آنان که کار خود را به نحو مطلوب انجام میدهند
برای بیشتر از یک رئیس کار کردن
نبودن شناخت درست از اصل وجود شرح وظایف و مشخصات فردی
رد و بدل شدن و یا وجود اطلاعات ناقص و یا غلط در سیستم‌های اداری و اجرایی.
۳ . عوامل شخصی
خیلی‌ها از این که قبول کنند که خود آنها مشکل زمان را ایجاد میکنند ابا دارند. معمولاً سرزنش کردن دیگران آسان‌تر است ،بعضی از ویژگیهای شخصی، رفتارهای عادتی خاص که فرد بدون بررسی تأثیرات آن بر زندگی حرفه‌ای اصرار بر تکرار آنها دارد از جمله عوامل ضایع شدن وقت فرد است. یک مثال در این رابطه تلفن است که وقتی زنگ می‌زند به هر دلیلی نمی‌توانیم به آن جواب ندهیم و بعد ناراحتی خود را از کمبود وقت با جملاتی مانند «امان از این تلفن‌های مزاحم و بی‌جا» ابراز می‌کنیم.یکی دیگر از علل مشخص و چشم‌گیر کمبود وقت، نداشتن برنامه مشخص روزانه است. برنامه‌ریزی، یک کار مداوم است اگر واقع‌بینانه با در نظر گرفتن منابع موجود و سپس انگیزه داشتن برای اجرایشان انجام گیرد عملاً باعث پرهیز از مقادیر بسیاری دوباره کاری‌ها و یا انجام کارهای بیهوده و یا غیر ضروری گشته و در نتیجه زمان بیشتری برای فرد به وجود می‌آورد. (رحیمی، ۱۳۸۱، صص ۵۸-۵۷).
تصورات اشتباه در مورد مدیریت زمان
مکنزی و همکارانش هویت تصورات غلط در مورد مدیریت زمان را به ترتیب ذیل مشخص کرده‌اند، اولین تصور غلط این است که «پرمشغله و پرمتحرک بودن، بهترین راه برای بیشتر کار انجام دادن است» این یعنی اهمیت دادن به فعالیتهای فیزیکی در برابر فعالیتهای فکری. دوم آن که «اگر سخت‌تر کار کنیم. مشکلات وقت برطرف میشود» اما در حقیقت آنهایی که با فکر کار میکنند، ممکن است فشار کمتری را متحمل شوند، چه بسا کارهایی را حذف کنند و یا در هم بیامیزند. سوم «اگر می‌خواهی کار، درست انجام شود، بهتر است خودت دست به کار شوی» این در کوتاه مدت ممکن است نتیجه بدهد. اما در دراز مدت مؤثر نیست. چهارمین تصور غلط این است که «اساسی‌ترین فعالیتهای روزمره، نیازی به برنامه‌ریزی ندارد» و آخرین مورد، «اگر کارها را خوب انجام دهیم به طرز درستی از وقتمان استفاده کرده‌ایم» این حرف تا حدی صحیح است، اما انجام دادن کار صحیح مهمتر است. اگر کار غلطی را خوب انجام دهیم. به طور مؤثری از وقت خود استفاده نکرده‌ایم. (مؤذن جامی، ۱۳۸۱، ص۲۴).
شناسایی عوامل مؤثر در اتلاف وقت
هوای نفس، تمایل به خوشحال کردن دیگران، ترس از آزردن دیگران، ترس از برخوردهای جدید، کنجاوی، عدم اطمینان و عدم احساس امنیت، غرور نسبت به توانایی‌های خود، و کمال‌طلبی از خصوصیات بسیار متعارف انسانهاست و به لحاظ همین خصوصیات است که دشوار بتوان با وجود این همه محرکهای روانی و درونی از وقت خود به طور مؤثر و عاقلانه‌ای بهره گرفت. اگر قرار است که بر وقت خود کنترل و سلطه کامل داشته باشید باید بدانید که این گرایشهای قدرتمند چه نقشی دارند و برای چه به کار می‌آیند و به خود بیاموزند که اعمال خود را اصلاح کنید. ممکن است نتوانید در حدکمال همه این خصوصیات و گرایشهای درونی را نابود سازید، اما می‌توانید آنها را تحت کنترل خود در آورید. (مکنزی، ۱۳۷۴، ص ۲۶). اتلاف وقت به زمانهایی گفته میشود که طی ساعات کاری و در حالی که فرد ظاهراً مشغول کار است می‌گذرد. مثل زمانی که صرف پیدا کردن یک نامه در روی میز کار یا کشوهای آن میشود، یا مدتی که طول می‌کشد تا شماره تلفنی را برای چندمین بار در دفترچه تلفن پیدا کرد. (جسمی، ۱۳۷۹، ص ۱۴) یکی از اساسی‌ترین راه های مدیریت زمان، بررسی فعالیتهای وقت هدر ده در زندگی شخصی و کاری است. مشخصاً این فعالیتها به مقدار زیاد بستگی بر شیوه زندگی فرد، شخصیت او، موقعیت اجتماعی و اقتصادی وی و همچنین عوامل محیطی که او را احاطه کرده‌اند دارد. مطمئناً نمی‌توان ادعا کرد که عوامل وقت هدر ده سازمانهای مشابه و همگون از نظر ساختاری، در دو گوشه دنیا، یکنواخت بوده و تجارب موفق در کنترل آن عوامل در یک سازمان به احتمال زیاد به نتایجی مشابه، در سازمان دیگر منجر خواهد بود. اما نمی‌توان هم حاشا کرد که آگاهی و بررسی انواع آنها و قیاس آنها با موقعیت‌های اجتماعی و سازمانی خودمان میتواند کمکی باشد. برای یافتن راه و چاره‌هایی مناسب برای وضعیت موجود، تحقیقات نشان داده، عواملی که اصلی‌ترین نقش را در ضایع کردن وقت بازی میکنند به قرار زیر هستند. (رحیمی، ۱۳۸۱، ص۵۸).
نارسایی برنامه‌ریزی
ما معمولاً از برنامه روزانه خود به طور کلی آگاه هستیم، اما از برنامه‌ریزی روزانه استفاده چندانی نمی‌کنیم. خیلی وقت‌ها تا دیر وقت در اداره ماندن و اضافه‌کاری، نشان از وجود و کوشش در اصلاح اشتباهات است. به قولی کیف پر و میز شلوغ نشان پرکاری نیست؛ نشان بی‌برنامگی است. برای اغلب ما سررسید، کار برنامه‌ریزی روزانه را انجام می‌دهد، اما نمی‌توان حاشا کرد برای عده زیادی برآوردهای زمانی در سر رسید غیرواقعی هستند. باید به این موضوع توجه داشت که کارها اغلب بیشتر از آن چه حدس زده میشود وقت می‌برند. به ندرت از سررسید به عنوان یک سیستم برنامه‌ریزی روزانه و یا هفتگی و ماهانه استفاده می‌کنیم. از مواردی که در برنامه‌ریزی روزانه باید به آنها توجه داشت این است که توجه کنیم که در طول روز چه کارهایی باید انجام گیرد. چه کارهایی بهتر است که انجام گیرد . چه کارهایی میتواند انجام گیرد. (رحیمی، ۱۳۸۱، ص۵۹).
نداشتن سازماندهی شخصی
همانطور که قبلاً گفته شد میز شلوغ‌شان پرکاری نیست، بلکه بیشتر نشان از بی‌برنامگی و یا نشان از روش نداشتن در کارها است. عادت دادن خود به انضباط، نه البته انضباطی خشک و نظامی، شروع مطلوبی برای ارزش دادن به زمان و اشراف به ابتدا و انتهای هر کاری که انجام می‌دهیم و محدودیت آن است.
عوامل اتلاف زمان
در یک تقسیم‌بندی کلی، عوامل اتلاف زمان به دو دسته تقسیم میشوند:
* عوامل خارجی (تماس‌های تلفنی، ملاقات کنندگان سرزده، سایر مزاحمت‌ها و …)
* عوامل داخلی (یا خود ساخته: فقدان نظم مشخص، شلوغی میز، عدم تمایل به واگذاری کارها به دیگران، کار امروز را به فردا افکندن، فقدان تصمیم‌گیری مؤثر …..).اکثر ما تمایل داریم در بیان نقش عوامل خارجی وقت‌کشی، اغراق کنیم و از آنها به عنوان عذرهای قانع‌کننده استفاده نماییم، اما ریشه اصلی اتلاف زمان در خصلت‌های فردی ما نهفته است، که باید علل و عوامل آن را شناخت و برای درمان آنها گام‌های مؤثری برداشت. (سیدی، ۱۳۸۳)
برخی از علل و عوامل درونی اتلاف زمان عبارتند از:
بی‌فکری و عمل‌زدگی؛به منظور دوری از این آفت باید به برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارها پرداخت. در مدیریت زمان، تعیین هدف‌ها و اولویت‌های مربوط به کار از مهم‌ترین امور به شمار می‌رود، که باتوجه به آن میتوان از به دام افتادن در امور جزئی و غیرضروری نجات یافت.
بی‌نظمی؛فرد نامنظم علاوه بر اتلاف وقت خود باعث اتلاف زمان دیگران نیز میشود.
پرحرفی و بیهوده‌گویی؛پرحرفی باعث اتلاف وقت میشود و انسان در آخر می‌بیند از برنامه خود هم عقب مانده و چیزی به دست نیاورده است. پس بهتر است در جایی که لازم باشد حرف بزنیم و بیهوده‌گویی نکنیم.
اهمال کاری؛تسویف منجر به سنگین‌تر شدن بار فرداها میشود و نگرانی از کارهای مانده و دشواری انجام آنها به مرور زمان، منجر به بیماریهای عصبی و یا بی‌تفاوتی نسبت به امور میشود و به دنبال آن بی‌نظمی و عدم تعهد نسبت به مسئولیت‌ها رخ می‌دهد و از همه مهمتر فرصت‌ها از دست می‌رود.
تنبلی و بی‌حوصلگی؛فرد تنبل چون اهل کار نیست حتی هدف‌های قابل دسترسی و آسان را نایافتنی می‌بیند و به همین دلیل اوقات خود را به بطالت می‌گذارند.عوامل تنبلی عبارتند از «عوامل گرایشی» مانند عدم تمایل به قبول زحمت یا ناراحتی، ترس از شکست، عزت نفس کم، افسردگی، ملامت،خجالت، احساس تقصیر و … و «عوامل شناختی» مانند: اطلاعات ناکافی، مشخص نبودن اولویت‌ها، تردید داشتن، مطمئن نبودن درباره مسئله و ناتوانی در درک اقدام به جا و به موقع، تفکر منفی، هدف‌های مبهم و … و «عوامل خارجی و محیطی» مانند سردرگمی نبود تشکیلات، سروصدا، فشار کاری بیش از حد و … و «عوامل جسمانی» مانند: خستگی، ورزش نکردن، بی‌تحرکی در طول روز، پشت میز نشستن و … (خطیبی، ۱۳۸۹).
سعید اسلامی در کتاب مدیریت کاربردی وقت، آفات زمان را در سه زمینه دسته‌بندی کرده است:
آفاتی که به خود فرد مربوطند، شامل بی‌نظمی، نداشتن برنامه اولویت کاری، ضعف ارتباط، عدم اطلاع کافی، بی‌علاقگی، فشار روانی، تعارفات و رو در بایستی، دخالت غیرضروری در برخی کارها.
آفاتی که به دیگران مربوطند، شامل مکالمات تلفنی، جلسات، تفویض اختیار.
آفات پیش‌بینی نشده شامل تصادفات، خرابی ماشین، بیماری و … (شادمان‌فر، ۱۳۸۸)
جلسات غیرضروری، میز یا محدوده کار نابسامان، تلفن‌های غیرضروری، صرف وقت زیاد برای پاسخگویی به نامه‌ها، مشکل داشتن با تکنولوژی، اختصاص زمان طولانی به برنامه‌ریزی، اختصاص زمان طولانی به تحلیل اشتباهات، از دیگر عوامل اتلاف زمان می‌باشند. (ظهوریان، ۱۳۸۹).
تعیین هدف و برنامه‌ریزی
افراد موفق، کسانی هستند که قادرند به طور واضح و روشن تعریف دقیقی از اهداف خود و همچنین عملیات اجرایی لازم برای رسیدن به این اهداف ارائه کنند. (خاکی، ۱۳۸۲، ص۴۸).چند دقیقه کار و فعالیت خلاقه توأم با تفکر که در زمان مناسب انجام شود، میتواند بخش بزرگی از وظایف یک مدیر را به انجام رساند و نتایج سودمندی به بار آورد. (جسمی، ۱۳۷۹، ص۱۶).برای یک برنامه‌ریزی پویا و مؤثر موارد ذیل را در نظر داشته باشید:
اهداف و فعالیتها را در جهت اهدافتان بهم مربوط کنید.
